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La mise en place d’un projet ERP vise à déployer un logiciel de gestion intégré dans une entreprise pour faciliter la coordination et le pilotage de son activité. Ce projet comprend plusieurs étapes, notamment la sélection d’une solution adaptée aux besoins de l’entreprise et compatible avec le système informatique existant. Voici des étapes pour gérer un tel projet.
Constituer l’équipe du projet ERP
Afin de réussir la mise en place d’un système ERP, il est essentiel de former une équipe dédiée au projet. Il est recommandé d’inclure des membres provenant de différents services de l’entreprise, et pas seulement du département informatique pour ne négliger aucun besoin fonctionnel. Regardez ici pour plus d’informations. Un chef de projet, idéalement le responsable informatique, sera désigné pour superviser l’équipe et s’assurer que les tâches assignées sont réalisées avec succès.
Élaboration du cahier des charges ERP et définition des objectifs
Pour déployer un logiciel ERP dans votre entreprise, il est essentiel de rédiger un cahier des charges complet et clair. Ce document facilitera la communication avec les fournisseurs et prestataires ERP, et la qualité de leurs réponses dépendra de la qualité de votre cahier des charges. Il doit spécifier vos besoins, inclure des informations sur votre entreprise et ses problématiques, et reprendre les résultats de l’audit préalable. Définissez également les objectifs clairs et précis de votre projet ERP, tels que l’harmonisation du système d’information, l’automatisation des processus et l’augmentation de la rentabilité. Fixez ensuite un budget et estimez le retour sur investissement associé à chaque objectif.
Choisir votre intégrateur ERP
Une fois que vous avez défini votre cahier des charges ERP, la prochaine étape cruciale de votre projet consiste à choisir un intégrateur ERP compétent. Vous pouvez évaluer leur niveau de compétence en consultant leurs références et en vérifiant leur réputation dans votre secteur d’activité. Assurez-vous également qu’ils ont de l’expérience dans la réalisation de projets similaires en termes de volume et de diversité de clients. La proximité et la disponibilité de l’intégrateur sont aussi des critères importants à prendre en compte. Ensuite, sélectionnez les logiciels qui correspondent à vos besoins et à votre cahier des charges initial pour éviter de perdre du temps et de l’argent inutilement.
La phase du déploiement de la solution ERP et son installation
Une fois que vous avez choisi votre ERP et signé le contrat avec l’éditeur, vous pouvez commencer le déploiement. Cette étape consiste à installer le logiciel et à migrer les données existantes. Il est important de vérifier et récupérer les données de votre système d’information actuel pour les transférer dans l’ERP. L’installation et la mise en production de l’ERP doivent être en adéquation avec votre infrastructure existante et impliquent la configuration des paramètres et des options pour une utilisation optimale de l’outil. L’intégrateur joue un rôle clé dans cette phase en mettant en place le logiciel selon vos besoins et attentes.
La phase de stabilisation
La mise en place d’une solution ERP prend généralement de 6 à 12 mois. Cependant, il est important de ne pas relâcher son attention une fois que le logiciel est opérationnel. Une phase de stabilisation est nécessaire pour permettre aux collaborateurs de s’approprier l’outil et en apprécier les avantages. Après quelques mois d’utilisation, un bilan du projet ERP doit être réalisé pour évaluer si les fonctionnalités répondent aux attentes, si elles sont utilisées correctement et si les objectifs initiaux sont atteints. Ce bilan permettra d’ajuster, corriger ou simplifier certains usages, de renforcer les compétences des utilisateurs et d’exploiter les fonctionnalités moins utilisées pour en tirer les avantages.
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